Popis aplikace Docházka 3000

Jak zaregistrovat Vaši firmu:
Na hlavní stránce naleznete v pravé spodní části okna rám, ve kterém je tlačítko Registrace nové firmy. Po jeho zmáčknutí se zobrazí dialog s přesnými instrukcemi k registraci. Po jeho správném vyplnění bude vámi registrovaná firma zařazena do systému a na uvedenou e-mailovu adresu bude odesláno potvrzení úspěšnosti. Tuto adresu bude systém používat i pro účely ověření některých kroků (což lze samozřejmě vypnout). Po zdárném dokončení se můžete přihlásit do systému pomocí administrátorského hesla, které jste uvedli při registraci.

Administrace docházkového systému:
V pravé horní části hlavní stránky je rám, v němž se přihlašujete do docházky vaší firmy. Nejprve je nutné vybrat ze seznamu firem tu, ke které se chcete přihlásit. Dále je třeba vložit heslo. Pokud vložíte heslo administrátora, budete přihlášeni do administrátorského menu. Pokud vložíte heslo standardní, zobrazí se menu uživatelské. Obě hesla jste systému zadávali při registraci firmy. Pokud se tedy přihlašujete poprvé, je vhodné se přihlásit jako administrátor a minimálně založit jednotlivá oddělení vaší firmy a uživatelské účty všem lidem, kteří budou mít do docházkového systému uživatelský přístup, včetně sebe.
Založení oddělení:
Nejprve je třeba založit oddělení, do nichž potom budete zařazovat jednotlivé zaměstnance. To provedete z administrátorského menu pomocí tlačítka Oddělení. Každé oddělení zde musí mít svůj název a své číslo. Pokud vložíte oddělení s číslem, které už v tabulce je, bude původní oddělení nahrazeno oddělením nově vkládaným. Oddělení můžete také editovat nebo mazat. Smazat lze však jen to oddělení, ve kterém nejsou zařazeni žádní zaměstnanci. Proto je třeba nejdříve zaměstnance převést do jiných oddělení a až poté původní oddělení smazat.
Založení zaměstnanců:
Z administrátorského menu vyberete tlačítko Zaměstnanci a dále pak tlačítko Editace údajů. Zobrazí se nové okno, v němž zadáváte, odstraňujete a měníte údaje o pracovnících. Každému zaměstnanci je třeba nastavit kromě jména a příjmení také index, práva, oddělení, kategorii, heslo a další údaje. Index je číslo, které má každý zaměstnanec unikátní. Slouží například na to, aby se od sebe odlišili dva Janové Nováci. Může jím být i rodné číslo, ale vzhledem k citlivosti a hlavně délce tohoto údaje se doporučuje raději jiné číslování. Právo udává, jestli zaměstnanec může prohlížet i docházku někoho jiného. Standardní právo mu povolí pouze přístup k jeho docházce. Právo "Výpisy všech" mu dovolí vypsat si docházku i jiných zaměstnanců. Toto je možné přiřadit např. vedoucím oddělení. Poslední možností je právo "Výpisy a převody", které mu umožní také převádění přesčasových hodin do dalších období. Toto právo mohou mít např. pracovníci personálního odd., nebo vedoucí v závislosti na zvyklostech konkrétní firmy. Dále je třeba zaměstnance zařadit do oddělení vytvořených v předchozím kroku a přiřadit kategorii určující postup a parametry pro výpočet docházky tohoto zaměstnance. Poslední položkou je heslo. To zajistí že se nikdo, kdo jej nebude znát, nepodívá na docházku tohoto pracovníka. Samozřejmě kromě administrátora a pracovníků s vyšším než standardním právem. Heslo je poté třeba zaměstnanci sdělit. Ten si je poté může sám změnit v uživatelské části. Pokud jej zapomene, může mu administrátor v této části administrátorské aplikace přiřadit heslo jiné, aniž by potřeboval znát heslo původní.
Editace kategorií:
V hlavní části administrátorského menu je tlačítko kategorie. Po jeho aktivaci se zobrazí nové okno obsahující všechny důležité položky řídící způsob výpočtu docházky zaměstnanců. Kategorií je možno vytvořit libovolné množství. Parametry kategorií existujících je možné neomezeně upravovat. Zaměstnanci se do kategorií přiřazují v části popsané v předchozím kroku.
Okno s nastavením kategorie je rozděleno na několik částí. V horní části je název a popis kategorie. Název by měl být jednoslovný, k bližší specifikace pro snadnou orientaci ve větším množství kategorií slouží textový komentář v poli Popis. V této části se také zobrazují tlačítka pro přechod ke kategorii předchozí nebo následující, pokud máte kategorií víc než jednu. Další část okna obsahuje stručnou nápovědu sloužící ke snadnému pochopení významu níže uvedených údajů. Pod ní je větší množství tabulek sloužících pro nastavení začátků, konců a fondů pracovní doby a krátkodobých a celodenních absencí v této kategorii na jednotlivé dny týdne.
Nejprve k tabulce "Základní parametry". Ta určuje nejčasnější začátek pracovní doby na jednotlivé dny. Pokud pracovník příjde do práce před tímto časem, nebude mu to, o co přišel dřív započteno do pracovní doby. Pracovní doba se tedy začne počítat až po tomto čase. Položka Konec udává, do kdy se ještě pobyt na pracovišti počítá do odpracované doby. Pokud pracovník zůstane déle, není mu tento čas již započten. Položka fond určuje, kolik času by měl pracovník denně odpracovat. Všechny tyto položky i položky následující lze nastavit různě na jednotlivé dny v týdnu. Dále následuje několik tabulek obsahujících nastavení pro jednotlivé typy absencí ať už krátkodobých, nebo celodenních. Každá absence je označena jménem ve vrchní části své tabulky. Zbytek tabulky obsahuje časy začátku a konce absence pro případ že je jen krátkodobá (zaměstnanec byl část dne na pracovišti a část na absenci), a dále fond pracovní doby, která se mu započte jako odpracovaná v případě absence celodenní (zaměstnanec na pracoviště vůbec nepřišel). Položka Začátek u každé absence určuje dobu, od které se krátkodobá absence počítá do odpracované doby. Pokud zaměstnanec odejde na tuto absenci ze zaměstnání dříve, nepočítá se mu tento časový rozdíl do odpracované doby. Pokud zaměstnanec do práce příjde až z této absence, je mu do odpracované doby započtena i část času stráveného na absenci a to část začínající právě od času určeného v položce začátek. Položka konec určuje, do kdy se absence počítá do odpracované doby. Pokud je pracovník na absenci déle, tak se mu tento rozdíl již nezapočítá. Položka fond se použije buď v případě absence celodenní, kdy představuje započtenou odpracovanou dobu, nebo se také použije v případě, že se zaměstnanec dostaví na pracoviště z absence, na níž byl ještě před začátkem doby uvedené v poli Začátek a byl tam déle, než je uvedeno v poli Konec. Pak se Fond připočte k odpracované době, kterou po dokončení této absence ještě strávil na pracovišti.
Po tabulkách obsahujících nastavení pro jednotlivé absence následuje tabulka nastavení povinných přestávek v práci nařízených Zákoníkem práce ve znění platném po 1.1.2001. Zde uvedené nastavení se použije v případě, že zaměstnanec odchod a příchod na tuto přestávku sám nevyznačil. Možnost je tedy 1. přestávku automaticky vložit po 4:30 od jeho příchodu do práce, nebo jí nastavit na určitou pevnou dobu. Stejně tak to lze učinit pro přestávku druhou, která se při automatickém počítání vloží po dalších 4:30 od konce přestávky první, nebo jí můžete opět nastavit na pevnou dobu. Pokud přestávky nastavíte napevno, ale pracovníkovi na ně ještě nevznikl nárok, protože neodpracoval odpovídající délku pracovní doby, tak se mu přestávka samozřejmě v tuto dobu nevloží, i když je v jejím průběhu na pracovišti. Tuto poslední větu je třeba vysvětlit na příkladě. Pokud nastavíte např. 1. přestávku napevno na 11:00, a zaměstnanec příjde do práce z domova v 10:00 a pak odejde ve 12:00 zase domů, přestávka se mu sama nevloží a od odpracovaných dvou hodin neodečte, přestože byl v době jejího průběhu na pracovišti. Pokud by však odešel domů až ve 14:31 nebo později, pak se mu od odpracované doby odečte a na kontrolním listě bude uvedena v době 11:00 až 11:30 tak, jak jste ji zde nastavili.
Pod tabulkami nastavení parametrů kategorie je tlačítko Upravit, pomocí kterého aktivujete všechny změny, které jste v nastavení této kategorie provedli. Vedle něj je, v případě že máte zrovna vypsánu poslední kategorii a ta má číslo vyšší než 1, ještě tlačítko Zrušit, kterým můžete vybranou kategorii odstranit. To se ale povede jen když jí nebude mít přiřazenu žádný zaměstnanec. Jinak Vám bude vypsáno chybové hlášení obsahující i jména a čísla zaměstnanců, kteří jsou v kategorii zařazeni a budete-li jí chtít odstranit, budete muset nejdříve zaměstnance převést do kategorií jiných. V poslední části okna je formulář, jehož pomocí lze vložit novou kategorii. Stačí vyplnit jen její název, nejlépe jednoslovný a libovolně dlouhý slovní popis, ve kterém můžete slovně specifikovat, jaká pravidla výpočtu bude nová kategorie obsahovat. Pomocí tlačítka přidej se tato kategorie založí s výchozími hodnotami a hned se nabídne k editaci.
Editace docházky zaměstnanců:
Z administrátorského menu vyberete tlačítko Zaměstnanci a dále pak tlačítko Editace docházky. V následujícím okně vyberete zaměstnance a období, ve kterém u něj budete provádět změny. Po odklepnutí tlačítka Zobraz se otevře nové okno s výpisem docházky tohoto zaměstnance v daném období. U každého záznamu můžete měnit čas a kód příchodu nebo odchodu, případně celý záznam odstranit. Můžete také pomocí dolního menu vkládat záznamy nové. Stejně tak zde můžete opravovat, vkládat nebo rušit celodenní absence.
Editace datumů a názvů svátků :
Docházkový systém má nastaveny všechny každoroční svátky, při nichž mají pracovníci obvykle volno. Údaje o těchto svátcích můžete editovat, přidávat a rušit, pokud v administrátorském menu použijete tlačítko Svátky. U svátků se povinně nastavuje den a měsíc, pokud jsou tyto svátky každý rok ve stejné datum. V tomto případě necháme rok prázdný. Jedinou vyjímkou jsou Velikonoce, které jsou v různé dny a proto je třeba udávat i rok. Standardně jsou zadány do roku 2010 a je samozřejmě možné přidat roky další.
Editace údajů o firmě:
Z administrátorského menu se pomocí tlačítka Firma dostanete do oblasti, kde můžete jednak měnit všechny údaje o firmě, které jste zadali při registraci (zde se také dá změnit administrátorské a standardní heslo). Slouží k tomu tlačítko Editace údajů. Druhou možností je pomocí tlačítka Zrušení firmy, firmu z docházkového systému odstranit. Jelikož se při tom nevratně zruší kompletně všechny záznamy včetně docházky zaměstnanců atd., vynutí si systém před provedením této destruktivní operace ještě znovu zadat administrátorské heslo, aby se ujistil, že to myslíte vážně. Pokud to potvrdíte, vše co se týkalo této firmy bude nevratně zrušeno!

Uživatelská část docházkového systému:
Pokud pro přihlášení do docházky vaší firmy použijete standardní heslo, zobrazí se uživatelská část docházkového systému. Zde je výběrové okno, ve kterém uživatel vybere své jméno ze seznamu všech zaměstnanců dané firmy a zadá své heslo, které mu nastavil administrátor při zakládání uživatele. Poté se zaměstnanci otevře nové okno obsahující uživatelské menu. Zde se jednak zadávají příchody nebo odchody v aktuální čas, celodenní absence na libovolné datum. To vše je v sekci EDITACE. Další je sekce VÝPIS, kde je možné dělat výpisy své docházky za různá období a pokud na to má zaměstnanec právo, může vypisovat i docházku jiných pracovníků tak, že je vybere z rozevírací nabídky. Má-li právo i na převody hodin (např. přesčasů ) může to provádět když zaškrtne políčko Převody. Předposlední sekcí je ZMĚNA HESLA, kde může zaměstnanec měnit vlastní uživatelské heslo a na konci je sekce Ostatní, přes kterou jsou dostupné další funkce a celé moduly systému. Některé jen oprávněným pracovníkům.
Vkládání seancí :
Seance jsou všechny záznamy, příchodů nebo odchodů pracovníka z/na pracoviště. Může jich být i více za jeden den. Druhým typem záznamů jsou absence, které jsou v aplikaci myšleny jako absence celodenní. V jeden den může být tedy jen jedna celodenní absence. Pokud pracovník příjde ráno do zaměstnání a poté odejde k lékaři, jedná se o seanci bez ohledu na to, jestli se od lékaře ještě vrátí nebo ne. Absencí by tedy byla návštěva lékaře jen tehdy, pokud by pracovník ten den do zaměstnání nepřišel vůbec. Takovou absenci je možné vložit dopředu, nebo i zpětně v části vkládání absencí s tím, že se zadá její datum. U seance se naproti tomu datum ani čas v uživatelské části aplikace zadat nedá, ale systém použije datum a čas aktuální. Opravy je možné dělat jen v části administrátorské. Z toho plyne, že zaměstnanci při příchodu do práce musí mít možnost si z počítače tento příchod nahrát, stejně tak odchod z práce. Nejlépe je tedy umístit počítač s přístupem do docházky někam na vrátnici nebo do podobného objektu, kterým zaměstnanci při příchodu nebo odchodu ze zaměstnání prochází. Takových stanovišť může být samozřejmě i více. Počet počítačů pracujících s docházkou není nijak omezen.
Při vkládání seance se tedy zaměstnanec přihlásí do uživatelské části, vybere jestli se jedná o příchod nebo odchod, dále zvolí typ seance. To může být např. normální příchod, příchod ze služební cesty, od lékaře, z povinné přestávky nařízené zákoníkem práce atd. Stejné je to i u odchodu. Poté pomocí tlačítka Vlož tuto seanci uloží. Systém použije aktuální čas a datum. Pravidlem je, že příchody a odchody musí být spárované. Pokud je ve značení chyba, například pouze příchod bez odchodu, nebo jeden příchod a 2x odchod, systém ve výpisu nevypočítá za ten den odpracovanou dobu, dokud to administrátor v editaci docházky neopraví.
Vkládání absencí :
Jak bylo popsáno v předchozím odstavci, absencí se zde myslí jen absence celodenní s tím, že je možné jí nahrát na libovolné datum a případně ji i zrušit. Na rozdíl od seancí, které pracovníci v uživatelské části mohou jen vkládat, mají nad absencemi plnou kontrolu.
Výpisy docházky:
V části VÝPIS mohou zaměstnanci vypisovat svoji docházku za libovolné období. Pokud je zaměstnanci administrátorem nastaveno jen "standardní" právo, může zaměstnanec vypisovat je svoji docházku. Pokud má právo "výpisy-všech", může vypisovat docházku libovolného zaměstnance dané firmy. Posledním možným právem je "výpisy a převody", které umožňuje všem i převádět hodiny mezi obdobími. Jedná se hlavně o převody přesčasů z jednoho týdne do druhého, což systém automaticky nedělá, protože pohled na přesčasové hodiny se v různých firmách liší. Někde se přesčasy nepřevádí vůbec. Někde se převádí jen celé hodiny, jinde i minuty. Pokud má tedy zaměstnanec toto právo administrátorem přiděleno, zobrazí se mu zaškrtávací políčko Převody. Pokud toto políčko zaškrtne a vypíše si nějaký přehled něčí docházky, bude mít možnost na konci výpisu v souhrnných týdenních tabulkách editovat položku převod. Jedná se o převod DO toho týdne, u kterého je zobrazena.
Na výpisu se za dané období zobrazují následující údaje:
1. Datum
2. Čas a kód příchodu a odchodu, případně kód a název celodenní absence nebo název svátku.
3. Vypočtený odpracovaný čas - popis způsobu výpočtu najdete v kapitole METODA VÝPOČTU
4. Balanc, což je rozdíl oproti standardní délce (fondu) pracovní doby
5. Přestávky. Jedná se o časy začátků a konců povinných přestávek nařízených zákoníkem práce.
Na konci výpisu celého období je tabulka souhrnných údajů za celé týdny a poslední tabulkou je souhrn počtu typů dnů, které se v daném období vyskytly (počet pracovních dnů, svátků, Sobot a Nedělí, počet dnů vybrané dovolené atd.) Program je navržen tak, aby se výpis za celý měsíc vešel na jednu stránku A4 a bylo jej možné snadno vytisknout a archivovat. Pokud je v tabulce souhrnných údajů pozadí některého řádku červené, znamená to že se v daném týdnu vyskytuje nějaká chyba značení docházky. Např. chybějící odchod atd. Když děláte výpis za celý měsíc, který začíná přelomovým týdnem, je první řádek týdenního přehledu vyšeděný a obsahuje údaje za celý týden od Pondělí do Neděle. Pod ním teprve následují řádek s údaji vypočtenými jen z té části týdne, která patří do vypisovaného měsíce. Výpisy je možné dělat i souhrnně za všechny zaměstnance v konkrétním oddělení. Seznam oddělení naleznete na konci seznamu zaměstnanců, pokud máte vyšší než "standardní" právo. V souhrnech oddělení se u každého zaměstnance vypisují jen tabulky obsahující týdenní součty a součty typů dnů vyskytujících se ve vybraném období. Nevypisuje se kompletní docházka za jednotlivé dny.
Změna hesla:
Tato část umožní zaměstnanci změnit si vlastní uživatelské heslo. Provede to tak, že do jednotlivých políček napíše 1x heslo současné a 2x heslo nové, Pomocí tlačítka změnit mu systém v případě správného vyplnění údajů heslo změní. Pokud pracovník heslo zapomene, musí mu administrátor nastavit heslo nové. Ani administrátor totiž nemá právo prohlížet hesla zaměstnanců, jen je měnit.
Ostatní:
V této sekci jsou tlačítka pro přístup do ostatních modulů systému, jako je modul podnikového stravování, modul mezd, vyhodnocení typů práce, přehled aktuální přítomnosti a pohybu všech pracovníků, měsíční sestava docházky, vyjímky docházky, komunikační modul, modul evidence spisů atd. Povolení přístupu do jednotlivých částí uděluje pracovníkům administrátor systému. Popis funkce jednotlivých částí naleznete v sekci novinky.

Metoda výpočtu docházky:
Většina parametrů výpočtu se dá nastavovat tak, aby to co nejlépe vyhovovalo požadavkům vaší firmy. Nastavení parametrů se provádí v administrátorském menu přes tlačítko Kategorie. V popisu výpočtu uvedeném níže bude použito standardní nastavení těchto parametrů tak, jak je založil systém při registraci firmy.
Dále v popisu výpočtu jsou z důvodu přehlednosti uvedeny jen kódy absencí, proto zde nejdříve bude uvedeno, jaké mají jednotlivé kódy význam:
1 ... Dovolená
2 ... Nemoc
3 ... Služební cesta
4 ... OČR - ošetřování člena rodiny (například když rodič zůstane doma s nemocným dítětem).
5 ... Překážka v práci na straně zaměstnavatele.
6 ... Návštěva lékaře, kdy se nejedná o nemoc (darování krve, preventivní prohlídka,zubař atd.)
7 ... Povinná přestávka nařízená ZP
8 ... Náhradní volno
9 ... Omluvená absence
10 ... Mateřská dovolená
11 ... Vojenské cvičení
Pracovní doba:
Fond denní pracovní doby je nastaven na každý den stejně, to jest na 8 hodin, týdenní pak tedy vychází 40 hodin. Začátek pracovní doby může být nejdříve v 6:00. Pokud pracovník příjde do práce dřív, tak se mu čas před šestou hodinou nezapočte. Konec pracovní doby je nastaven nejpozději na 18:00. Po této hodině se už odpracovaná doba nezapočítává.
Nestandardní příchody:
Pokud pracovník začne den jinak než příchodem do práce (např. odejde přímo z domova na služební cestu) a první příchod zadá jako příchod s kódem:
1-3 ... Pracovní doba se začne počítat od 7:00
4-6 ... S příchodem před 13:30, pracovní doba se počítá od 8:00
4-6 ... S příchodem po 13:30, k pracovní době se připočte 5:30 od čehož se následně odečte 1 přestávka v délce 30 minut.
7-11 ... Pracovní doba se začne počítat až od tohoto příchodu.
Nestandardní odchody:
Pokud pracovník odejde s kódem odchodu jiným než normálním a už se do práce nevrátí, je mu posunuto ukončení práce následovně podle kódu:
1-3 ... před 16:00 v úterý a čtvrtek se pracovní doba započítá do 16:00. Pokud odejde později, žádná další doba se nepočítá.
1-3 ... před 17:00 v pondělí a středu se pracovní doba započítá do 17:00. Pokud odejde později, žádná další doba se nepočítá.
1-3 ... před 13:30 v pátek se pracovní doba počítá do 13:30. Pokud odejde později, žádná další doba se nepočítá.
4-6 ... s odchodem mezi 8:00 až 13:30 se pracovní doba počítá od 13:30
4-6 ... s odchodem před 8:00 hodinou se připočte k odpracované době 5:30 a následně se odečte jedna 30 minutová přestávka
7-11 ... pracovní doba se ukončí tímto odchodem.
Pokud se do práce ještě vrátí, ale až po časech uvedených u jednotlivých kódů, není mu tento časový rozdíl započten do odpracované doby.
Přestávky v práci:
Po čtyřech a půl hodinách odpracované doby začne třicetiminutová povinná přestávka nařízená Zákoníkem práce (dále jen ZP) od roku 2001. Tato přestávka se do odpracované doby nepočítá. Po dalších 4,5 hodinách nastane přestávka druhá. Pokud si pracovník povinou přestávku nezadá z počítače, vloží se přestávka automaticky. Druhá přestávka, pokud vznikne, se na výpisu vypisuje v pevně nastavený čas 15:30 až 16:00, první po skutečně odpracovaných 4,5 hodinách. Když pracovník v průběhu přestávky ukončí pracovní dobu odchodem, bude přestávka odečtena v délce 30 minut tak, jak to požaduje ZP a ne jen čas od jejího začátku do konce pracovní doby. Přestávka se odečítá i když je pracovník na služební cestě, u lékaře atd. Pokud si pracovník odchod na tuto přestávku vyznačí a ukončí jí dříve než po 30 minutách, je mu od odpracované doby odečteno celých 30 minut. Pokud se z přestávky vrátí za dobu delší než 30 minut, je mu odečtena skutečná délka přestávky, jak jí vyznačil.
Celodenní absence:
Celodenní absence jsou započítávány do odpracované doby podle typů následovně:
1,2,4,5,10,11 ... Započte se odpracovaná doba 8 hodin
3 ... v pondělí až čtvrtek se započte odpracovaná doba v délce 8:30
3 ... v pátek se započte odpracovaná doba v délce 6:00
6 ... započte se odpracovaná doba 5:30
7-9 ... nezapočte se žádná pracovní doba.

Závěr
Aplikace je již od roku 2001 používána v mnoha firmách a státních organizacích, kterým vyhovuje jak z hlediska své stavby, tak z hlediska metody výpočtu odpracovaných dob. Proto je současné standardní nastavení některých parametrů právě takové a jak bylo popsáno výše, většinu z nich si můžete přizpůsobit podle vlastních požadavků a potřeb. Program je dále neustále vyvíjen a doplňován o nové funkce. S tím je spojena také změna struktury databáze obsahující všechny údaje. Pokud začnete program používat už nyní, nebude pro přechod na novou verzi třeba žádných manuálních zásahů, jelikož nové programy jsou psány tak, aby poznaly verzi aplikace a potřebné úpravy provedli automaticky sami. Jestliže budete chtít program používat, můžete napsat svoje požadavky, které na program máte a ještě je nesplňuje,aby mohly být zařazeny do dalších verzí.