Informace k programu Docházka Cloud

Ukázky vybraných částí programu: Níže naleznete ukázky z několika nejdůležitějších částí programu, které se používají nejčastěji. Zdaleka se však nejedná a všechna menu a všechny sestavy, ale jen o několik vybraných základních ukázek. Pokud se chcete s programem seznámit hlouběji, zvolte nahoře v menu položku Demo. Hlavní menu administrátora. V pravé větší části jsou nejpoužívanější volby. V levé užší je pak podrobné menu - pod každým tlačítkem se ukrývají další volby. Modré otazníky obsahují podrobnou nápovědu nápovědu ke konkrétní části programu. Zadávání zaměstnanců. Povinné volby jsou jméno a příjmení, dále je vhodné vybrat správnou kategorii pracovní doby a oddělení, do kterého zaměstnanec patří. Ostatní volby jsou přednastavené tak, aby vyhovovaly u většiny zaměstnanců. Pouze u pracovníků, kteří mají mít v programu vyšší práva (vedoucí, personalista, mzdová účetní atd.) je vhodné povolit či přepnout požadované položky. Zadávání oddělení. Od verze 6.84 lze navíc definovat i stromovou strukturu s definicí podřízenosti oddělení s neomezeným počtem "větví". Organizační struktura tedy může být rozsáhlá a docházka umožňuje přesnou definici nadřízenosti / podřízenosti, kterou lze dále využít i pro nastavení rozsahu práv vedoucích, kdy mohou mít přístup nejen na své oddělení, ale i na ta podřízená. Viz níže. V menu pro definici oddělení lze přesně definovat hierarchickou strukturu firmy. Lze nadefinovat i více samostatných stromů v organizační struktuře. Výhodou je pak možnost nastavit vedoucím pracovníkům, zda mají nárok na prohlížení či editaci docházky svého oddělení nebo i oddělení podřízených. Pokud je potřeba definovat vedoucím pravomoci nestandardně, umožňuje docházka speciální definici různých práv na prohlížení či editace, kde lze definovat i přístup na konkrétní pracovníky či celá oddělení bez ohledu na organizační strukturu a vztahy podřízenosti. Nastavení úvodních nároků dolovených a provádění meziročních převodů. Samotná čerpání dovolené si zaměstnanci buď sami čipují na terminálu, nebo jim je může například vedoucí či personalista dopisovat přes editaci docházky. Zadávání svátků. Výpis docházky - základní jednoduchý kontrolní list docházky se zobrazením načipovaných příchodů, odchodů, přerušení a absencí, celkem uznané pracovní doby, přesčasů (příp. nedočasů), přestávek a dále týdenních a měsíčních sumářů. V sumářích lze při zatržení volby "Převody" provádět i případné převádění přesčasů z jednoho období (týden či měsíc) do druhého. Převody lze ale i provádět automaticky. V případě neomluvené nepřítomnosti, kdy zaměstnanec nepřišel do práce a ani nemá nahranou celodenní absenci na den, který má podle rozpisu směn nebo kategorie být pro něj pracovní (má nastavený fond) a nejedná se případně o svátek či den v budoucnosti, je na výpise docházky den takto zvýrazněn žlutou varovnou ikonou. Takže rychle poznáte, na kdy chybí načipovaná docházka nebo není nahraná absence a můžete případně sjednat nápravu. Výpis se základním rozepsáním čerpaných absencí, které byly zahrnuty do uznané doby a zaměstnanec je tedy nemusí naddělávat. Typů absencí a přerušení může být až 20 (Dovolená, Nemoc, Sl.cesta, Lékař, Paragraf, Přestávka, Náhradní volno atd. atd.). Nastavení uznávání každé z absencí se pak provádí v kategoriích (viz níže), kde se i definuje pracovní doba atd. Editace docházky - možnost ručně doplňovat časy příchodů či odchodů v případě, kdy si například zapomene čipnout. Dále možnost vkládání celodenních i krátkodobých absencí, pokud si je zaměstnanci nečipují na terminálu sami. Přístup do editace lze přidělit i dalším pracovníkům dle nastavení práv - například aby vedoucí mohli editovat docházku pro své podřízené a podobně. Ručně editované záznamy jsou dohledatelné v historii oprav - lze zjistit kdo, kdy a jak ručně záznamy upravoval, ze kterého počítače úpravu provedl a jaký byl původní záznam před opravou. Kategorie - nastavení parametrů pracovní doby - pevná, pohyblivá a jejich intervaly, denních fondů, uznávání přesčasů, posouvání a ořezávání příchodů a odchodů, zaokrouhlování, nastavení absencí, přerušení a parametry pro možnost automatického vkládání přestávek dle požadavku zákoníku práce: Důležité je, že pokud nově změníte parametry výpočtů ať již zde v nastavení kategorií, nebo jinde v programu, nezmění se výsledky sestav za stará období, která již prošla uzávěrkou a která jsou v původní podobě dostupná v menu Historická sestava. Museli byste uzavřené období odblokovat a provést přepočet a uzávěrku znovu. Takže nevědomě změnou parametrů výpočtu historické údaje neovlivníte a jsou tak konzistentně stále dostupné kdykoli v budoucnu k nahlédnutí. Výkaz - velice podrobný měsíční výkaz docházky konkrétního zaměstnance s rozepsáním všech možných typů příplatků, srážek atd. jak v jednotlivých dnech, tak sumárně za celý měsíc: Tento výkaz lze podobně jako některé jiné sestavy přímo uložit do xls souborů pro Excel nebo jiný tabulkový program. Ukázku xls souboru s výkazem pro 4 zaměstnance (4 listy v sešitu) naleznete ZDE. Stručná měsíční docházka - na rozdíl od výše uvedeného velmi podrobného výkazu představuje tato sestava naopak jednoduchou formu zobrazení docházky v měsíci po jednotlivých týdnech, kde jsou uvedeny základní údaje a přítomnosti, absencích a hlavní sumární údaje. Grafický výpis - zobrazuje formou grafů v časové ose intervaly přítomnosti na pracovišti (modrý pruh) a uznaných přerušení pracovní doby (zelený pruh). Chybu značení docházky zvýrazní červeným pruhem. Samozřejmostí jsou denní součty a ve spodní části měsíční sumáře základních údajů. Docházkový lístek měsíční - odpovídá papírovému lístku docházky, který lze koupit v papírnictví. Docházka načipovaná na terminálu či přes PC se tak může zobrazit v tomto formátu, pokud jste na něj zvyklí z dřívějška, kdy docházku zaměstnanci vyplňovali ručně nebo na "cvikačkách". Specifikem lístku docházky je, že na rozdíl od všech ostatních sestav počítá do přesčasu pouze kladné hodiny odpracované nad rámec denního fondu pracovní doby. Nedočasy jsou promítnuty jen v sumě odpracované doby a nevzniká tak záporný přesčas. Což některým firmám vyhovuje více a je to vidět i na sestavě na následujícím obrázku, která ukazuje hromadný měsíční lístek docházky ve formě, jak se zobrazí pokud vyberete více zaměstnanců najednou - třeba celé oddělení nebo všechny. Kniha docházky - odpovídá papírové předloze Kniha příchodů a odchodů, kterou lze pořídit v papírnictví a na kterou jste byli možná zvyklí před přechodem na elektronickou docházku. Docházka Cloud umí zobrazit načipovaná data příchodů, odchodů a přerušení i touto formou. Výsledovka - základní sumární sestava pro mzdovou účetní. Sestavu je možné také exportovat do mzdových systémů, takže není třeba data z docházky do mezd přenášet ručně. Lze exportovat i např. do Excelu atd.: Přehledka - sestava podobná výsledovce, ale s ještě podrobnějším vyhodnocením složek pracovní doby, absencí, příplatků, srážek atd. atd. Lze jí rovněž exportovat a to i např. do CSV nebo XLS souborů pro přenos dat do takřka libovolného programu: Tuto přehledku lze podobně jako některé jiné sestavy přímo uložit do xls souborů pro Excel nebo jiný tabulkový program. Ukázku xls souboru s přehledkou pro 4 zaměstnance naleznete ZDE. Jedná se o ukázku plné přehledky s výběrem všech položek. Při definici lze samozřejmě určit, které položky Vám zajímají a ostatní pak v přehledce nebudou, čímž se zmenší její velikost (méně sloupečků) a bude tak vhodnější pro případný tisk. Sestava OIP - sestavu obsahující položky, které při kontrolách vyžaduje Oblastní inspektorát práce. Tedy určení denní pracovní doby, přítomnost a čas v normální pracovní době, odpolední, noční, přesčasech a přestávkách. Tedy údaje obdobné jako na výkaze, ale více rozepsané do podrobností časů začátků a konců jednotlivých položek. Takže při kontrole z inspektorátu práce by měla tato sestava obsahovat vše, co kontroloři od zaměstnavatelů požadují. Čárkovačka - jednoduchá sestava měsíční prezence: Exporty - Drtivou většinu sestav lze přímo v docházce ukládat i do XLS, CSV, XML nebo HTML souborů. Takže například díky ukládání do XLS (včetně formátu a vzorců buňek) je možné sestavy jako výkaz, výsledovka, přehledka atd. atd. otevřít například v Excelu či OpenOffice nebo jiném tabulkovém programu a zde je buď upravovat nebo s nimi libovolně dále pracovat: Docházka také podporuje ukládání dat do mnoha formátů vyžadovaných různými mzdovými programy. Takže je možné data exportovat přímo do mezd a není nutné je přepisovat ručně. Grafy - několik desítek typů grafů pro názornější zobrazení sumárních údajů docházky. Například grafy nejvíce čerpaných absencí, příplatků, přesčasů, noční či odpolední práce... Poměry těchto údajů promítnuté jak na celou firmu, tak oddělení nebo i jednotlivé pracovníky atd. Grafy na obrázku výše lze zobrazit ve 4 formách - kombinace 3D/2D a koláčový/sloupcový. Dále je v programu celá řada grafů zobrazujících průběžný vývoj různých sledovaných parametrů v průběhu období. Níže například ukázka 4 měsíčních grafů: Přítomnost - přehled aktuálně přítomných a nepřítomných pracovníků: Průchody - přesné údaje o čipování zaměstnanců na terminálech. Pokud si zaměstnanci "čipují" docházku přes webové rozhraní, jsou i tyto informace zobrazeny (včetně např. IP adresy počítače). Definice směn, pokud se ve Vaší firmě pracuje na směny: Systém má silné nástroje na pokrytí různých druhů směnného provozu. Pokud se tedy ve firmě pracuje na směny, případně i kombinovaně ve směnném i nesměnném provozu, je možné v systému zajistit zohlednění požadavků na přidělování a plánování směn. Směny lze rozepisovat jak ručně (dopředu i zpětně), tak je možné i automatické přidělování směny konkrétnímu pracovníkovi na konkrétní den dle zadaných kritérií a čipnutého času příchodu. Při ručním rozepisování směn lze určit oprávnění například pro vedoucí tak, aby mohli definovat směny pouze pro vlastní podřízené. Typů směn si můžete založit v podstatě neomezené množství. Takže kromě přednastavených ranních, nočních a odpoledních osmihodinovek a denních a nočních dvanáctek si můžete založit i například zkrácenou denní 4,5 hodinovou směnu a podobně. Interval a denní fond každé směny si můžete nastavit sami, stejně tak posouvání či ořezávání příchodů, odchodů, odprac. doby, započítávání přerušení a absencí, přesčasů, přestávek a všech dalších parametrů konkrétní směny. Pokud je to potřeba, může být část směny pevná a část pohyblivá - tedy pracovník může např. pracovat kdykoli mezi 6:00 a 18:00, ale v rámci tohoto intervalu musí být určitě přítomen např. od 8:00 do 12:00 a celkem za den musí odpracovat např. 8:00 hodin Navíc lze zakládat i takzvané volné směny, kdy pouze nastavíte denní nebo týdenní fond a je na zaměstnanci, kdy si čas odpracuje. Dokonce lze nastavit i takové směny, které žádný fond přednastavený nemají a prostě veškerá přítomnost na pracovišti (s možností omezení intervalu) je uznaná jako odpracovaná doba i fond zároveň - pracovník nemá nikdy přesčas ani nedočas. Pracuje tehdy, kdy je to potřeba a nemusíte v systému jeho pracovní dobu předem určovat. Tím, že veškeré parametry směn můžete přenastavit a typů směn můžete mít libovolné množství, tak máte v podstatě neomezené možnosti definice plánu pracovní doby. Směny hromadně - týdenní plánování směn pro více pracovníků najednou: Kalendář směn jednotlivce - nastavování měsíčního plánu směn jednoho konkrétního pracovníka: Zobrazení hromadného měsíčního plánu směn - přehled naplánovaných směn v barevném provedení: V programu je i roční plán směn, který si můžete prohlédnout Zde. Editace hromadného měsíčního plánu směn - editace výše uvedeného hromadného měsíčního plánu směn: Výpis kontrolního listu docházky se zobrazením naplánovaných směn Obsazení jednotlivých směn lze kontrolovat i pomocí grafů. Takže velice rychle poznáte, zda je každá směna obsazena požadovaným počtem zaměstnanců. Editace docházky. Ruční úpravy načipované docházky. Například pokud si zaměstnanec zapomene čipnout, nebo mu chcete ručně dohrát například nemoc a podobně. Právo na editaci lze přidělit např. vedoucím a ti pak mohou upravovat docházku svým podřízeným a podobně. Oprávněný pracovník může také nastavovat směny přímo v editaci docházky. A jak je vidět dle sloupečku "Typ práce", umí docházka sledovat nejen zda je pracovník přítomen nebo proč je nepřítomen, ale také co v pracovní době vlastně konkrétně dělá. Typy práce je možné čipovat i na terminálu a také je pomocí něj mohou pracovníci sami v průběhu dne měnit. Dále je na obrázku níže vidět, že v jeden den může pracovník čipnout více seancí - párů příchod / odchod. Takže nejste na rozdíl od jiných systémů omezeni pouze jedním přerušením za den, ale může jich být v podstatě neomezeně. Výše uvedené načipované typy práce lze samozřejmě hromadně vyhodnotit a to jak dle pracovníků, tak dle typu prováděné práce. Navíc lze za určité práce nastavit hodinové příplatky a systém pak vypočítá odměny přímo v korunách. Tyto odměny umí i exportovat do jiných programů, jako jsou třeba mzdové systémy. Druhou možností využití typů práce je také zadávání zakázek a pak lze sledovat, kolik se na které zakázce odpracovalo a použít tento údaj jako podklad pro fakturaci hotové zakázky odběrateli. Případně lze pomocí typů práce sledovat využití různých strojů a jistě se najdou i další možnosti použití těchto nadstandardních vlastností našeho docházkového systému. Vyhodnocení typu práce lze zobrazit i podrobněji s rozepsáním odvedené práce každého pracovníka v jednotlivých dnech. Navíc lze program přepnout do režimu, kdy místo výše uvedeného sledování typů práce nebo práce na zakázkách využije zadané kódy jako pracovní poměry. Celý systém typů práce včetně popisek a významu kódů se pak automaticky upraví tak, že lze přehledně evidovat a vyhodnocovat více pracovních poměrů u zaměstnanců, kterým další pracovní poměry nastavíte. Zaměstnanec je pak v systému nadále zadaný pouze jako jedna osoba, ale při čipování docházky (na terminálu i z počítače) lze volit pracovní poměr buď při nástupu nebo ukončení práce (resp. seance). Takže je možné, aby pracovník měnil pracovní poměry i v průběhu dne a může mít jeden den načipováno více prací na různých pracovních poměrech, které pak lze i samostatně vyhodnotit. Obrázek výše ukazuje již souhrnné vyhodnocení pracovních poměrů načipovaných zaměstnanci. Na obrázku níže je pak prvotní definování číselníku pracovních poměrů do programu v menu Firma / Pracovní poměry - zadání Součástí docházkového systému je i jednoduchý mzdový modul, který umožňuje po nastavení požadované výše hodinových sazeb, příplatků, srážek atd. základní náhled mzdové agendy. Z pohledu práce s přesčasovými hodinami nabízí systém poměrně rozsáhlé možnosti. Umožňuje ruční převody i převod automatický s možností definice podmínek pro vznik, zaokrouhlování a převádění hodin přesčasové práce. Umí také zobrazit měsíční sumáře s denní podrobností či roční sumáře s měsíční podrobností. Navíc lze dohledat, kdy byl jaký přesčas čerpán včetně zvýraznění přesčasů čerpaných po více jak 3 měsících od jejich vzniku. Pomocí modulu Personalistiky je možné sledovat celou řadu dalších osobních údajů pracovníků. Lze evidovat i vzdělání, odborné znalosti, plánovat školení a kurzy, sledovat a plánovat lékařské prohlídky, vést evidenci pracovních pomůcek atd. atd. Do všech číselníků je možné přidávat vlastní nové položky různých typů. Ze zadaných údajů je možné vytvářet sestavy, provádět hromadné vyhledávání na základě vlastních kriterií a další akce. Náš docházkový systém nabízí celou řadu dalších funkcí a sestav. Je jen na Vás, zda je využijete a rozjede počítačové zpracování docházky naplno, nebo budete využívat systém jen k těm nejzákladnějším věcem jako sledování příchodů, odchodů a čisté odpracovaná doby. Náš docházkový systém se přizpůsobí Vašim potřebám a jestli chcete jen to nejzákladnější, zvládnete to během chvilky. Pokud časem Vaše nároky na počítačové vyhodnocení pracovní doby a návazných agend porostou a budete chtít po programu stále víc a víc, je připraven bez jakékoli další investice splnit Vaše požadavky. Součástí jsou totiž i moduly, které byste na začátku od docházky ani nečekali, jako je modul rezervace služebních aut, komplexní stravovací systém (umožňující objednávky stravy i přes terminály, kontrolu výdeje jídel a i takové speciality jako burzu jídel), systém spisové agendy, modul zasílání zpráv, přístup z mobilního telefonu či tabletu, kompletní webové rozhraní jak pro administraci tak pro běžné zaměstnance a mnoho dalších funkcí již v základní ceně bez nutnosti jakýchkoli příplatků. V modulu "Plánovací kalendář úkolů" lze plánovat různé úkoly a to nejen osobní, ale i pro celá oddělení či skupiny zaměstnanců. Program kontroluje kolizi úkolu s celodenní absencí. Při čipování na terminálu se zobrazí informace o naplánovaných úkolech na tento den. Úkoly lze i předávat mezi zaměstnanci a podle nastavených přístupových práv editovat úkoly dalších zaměstnanců. Například vedoucí tak může pracovat s kalendáři podřízených a podobně. Modul "Analýza dat - OLAP" umožňuje rozsáhlé analytickému zkoumání dat z docházky, vytváření vlastních sestav, i možnost jejich exportu do Excelu a ukládání reportů. Účelem modulu je poskytovat odpovědi na dotazy typu: - Kterých 5 pracovníků z oddělení Výroba odpracovalo za minulé čtvrtletí nejvíc přesčasových hodin na nočních směnách? - Kdo z celé firmy čerpal v loňském roce nejvíce nemocenské vycházející na úterky? - Jaký je průměr uznané pracovní doby za minulý měsíc v oddělení Sklad? - Kterým pracovníkům byla v 1. čtvrtletí loňského roku nejčastěji ručně editovaná docházka a jaká přitom byla výše jejich příplatků? Atd. atd. Typů dotazů, na které lze v modulu OLAP najít odpovědi jsou stovky až tisíce. Stačí si myší naklikat výstupní sloupce sestavy, nastavit případné omezující podmínky, vybrat aplikaci statistických funkcí (sumární, průměry, minima, maxima, počty) na vhodné položky. Poté nechat sestavu zobrazit a případně v ní upravit řazení dat a podobně. Sestavu lze hned vytisknout nebo data vyexportovat a dále s nimi pracovat třeba v Excelu či jiném programu. Například sestava zobrazená níže ukazuje pracovníky z oddělení Výroba s nejvíce odpracovanými hodinami za 1. čtvrtletí roku 2015 - součtové hodnoty sloupců pro odpracovanou dobu, fond pracovní doby a přesčasy. Pro lepší přehlednost výsledků sestav je možné převést údaje do grafické podoby. Forma zobrazení pomocí grafů je výrazně názornější, než pouhá sada čísel v tabulkách sestavy. Například graf na ukázce níže zobrazuje sumu uznané měsíční pracovní doby zaměstnanců za leden a únor roku 2017 seřazené podle délky práce v jednotlivých měsících.

Souhrnné informace k programu Docházka 3000 používaného v Docházce Cloud

• Propracovaný čistě český program Docházka 3000 vyhovující naší legislativě (plus slovenská lokalizace)
  
• Neomezený počet klientů a přístupových zařízení, neomezený počet docházkových terminálů a doby funkčnosti
  
• Pravidelné denní automatické zálohování dat se 14 denní historií záloh, aktualizace v cloudu zdarma
  
• Snadné zprovoznění i ovládání, možnost síťového i lokálního provozu, webové rozhraní, nastavování práv uživatelů
  
• Podrobná tištěná dokumentace, video-návody, nápověda přímo v programu, možnost školení u výrobce
  
• Jednosměnný i vícesměnný provoz s ručním či automatickým plánováním směn, kalendáře a možnosti vyjímek
  
• Lze zapnout funkcionalitu schvalování docházky a schvalování absencí vedoucími pracovníky.
  
• Týdenní, měsíční či ručně libovolně nastavitelný typ evidence docházky, zákaznické sestavy, kontrola výše přesčasů
  
• Možnost až 20 kódů přerušení či absencí. - Nemoc, Sl.cesta, Dovolená (i půldny), Lékař, Paragraf (OČR), Přestávka, Náhr.volno...
  
• Každý pracovník může mít více pracovních poměrů (jeden hlavní a až 99 různých vedlejších včetně možnosti čipování na terminálu)
  
• Automatické doplňování přestávek, kontrola a převody přesčasů, neomezený počet typů práce
  
• Vyhodnocení noční, odpolední, víkendové a dalších druhů práce, držení pohotovosti. Lze definovat vlastní sestavy.
  
• Správné započítávání a rozepisování nemocenské dle aktuální legislativy, sledování čerpání dovolené
  
• Funkce pro podporu ochrany osobních údajů zaměstnanců dle nařízení GDPR. Více Zde
  
• Grafické znázornění výstupů docházky i v "koláčových grafech" pro snadný a rychlý přehled, přes 25 druhů grafů
  
• Započítávání příplatků, náhrad služebních cest (i zahraničních), příspěvky na stravenky dle odpracovaných hodin
  
• Podpora mzdových systémů, exporty do mezd i univerzální exportní soubory (např. pro Excel)
  
• Exporty do mezd: Pamica/Pohoda, Money, Stereo, OKMzdy, Premier, Gordic, Perm, Kopr, Elanor, KS Mzdy, Helios, Vema, FlexiBee, Byznys, MRP, KEO4 ...
  
• Automatické hledání chyb značení docházky, zaokrouhlování a posuny, přehled historie změn a oprav
  
• Kontrola maximální doby přesčasu, doby odpočinku mezi směnami, výpočet krácení dovolené a kontrola přečerpání
  
• Podrobná personalistika (osobní údaje, vzdělání, znalosti, kurzy a školení, zdravotní prohlídky, pracovní pomůcky atd.)
  
• Mnoho modulů v ceně - mzdový modul, objednávky stravy, přístupový systém, importy/exporty dat v CSV, XML...
  
• Přímá podpora XLS souborů pro možnost dalšího zpracování dat např. v Excelu (ukázky: Výkaz, Přehledka)
  
• Podpora terminálů na čipy, karty i otisk prstu. Kontextová on-line nápověda přímo v programu
  
• OLAP modul pro analýzu dat docházky, tvorbu vlastních sestav, grafů, exportů. EET modul pro elektronickou evidenci tržeb.
  
• Plánovací kalendář úkolů (osobní i skupinový) se zobrazováním upozornění na displeji terminálu při čipování
  
• Podpora vícedenních nepřetržitých směn - např. ve zdravotnictví příchod lékaře do služby v pátek a odchod až v pondělí
  
• S programem lze kompletně pracovat i z mobilního telefonu nebo tabletu. SW má aplikační programové rozhraní WebAPI
  
• Spediční firmy využijí pro docházku řidičů možnost importu dat z elektronické knihy jízd zapisující pohyb vozidla
  
• Snadný přechod na lokální instalaci programu na PC zákazníka pokud mu přestane cloudové řešení vyhovovat
  
• Lze využít i terminály firem ZK-Teco (Zk-Software), Realand, Safescan, Crypton atd. Více jak 100 typů.
  

Pro podrobný přehled funkcí programu klikněte zde.