Před údržbou plánů směn musí být nejprve nastaveny časové plány. Vyberte nabídku "Údržba/Možnosti", klikněte v rozbalovací nabídce na " Údržba časových plánů" a můžete nastavit časový plán, který se používá k uspořádání směn zaměstnanců.
Pokud při nastavování časového plánu ještě nenastavíte plán směn, systém vás automaticky upozorní, že byste měli pokračovat v nastavení správy plánů směn, jak ukazuje následující obrázek.
A. Kliknutím na tlačítko "Zrušit" přejdete přímo do údržby časových plánů směn:
B. Kliknutím na tlačítko "OK" otevřete průvodce plánem docházky:
Nastavte časy nástupu a odchodu v této organizaci a postupujte podle průvodce pro nastavení časového plánu a plánu směn.
V souladu s reálnými podmínkami společnosti vyberte způsob nástupu a odchodu: docházka dvakrát denně (nástup ráno, odchod odpoledne) nebo čtyřikrát (nástup i odchod v dopoledních i odpoledních hodinách). Zadejte odpovídající časy nástupu a odchodu, klikněte na tlačítko "Zrušit", vraťte se do hlavního okna a pokračujte nastavením kliknutím na tlačítko "Další".
Pokud jste zvolili docházku dvakrát denně, pokračujte nastavením kliknutím na tlačítko "Další", zobrazení níže:
V tomto okně můžete nastavit čas začátku a konce pro přihlášení (C/In) a odhlášení (C/Out), určit časové rozmezí pro přihlášení (C/In) a odhlášení (C/Out) a zda musí zaměstnanec v tuto dobu nutně přihlásit i odhlásit. Pokud chcete tuto možnost vybrat, stačí zaškrtnout políčko. Lze také nastavit různé možnosti podle oddělení a zaměstnance. Klikněte na tlačítko "Další" pro pokračování v nastavení, zobrazení níže:
V okně nastavte čas, po který se počítá jako pozdní nástup, a čas, od kterého se počítá jako předčasný odchod. Klikněte na tlačítko "Další" pro přechod do dalšího okna.
V okně systém upozorní, že přidá časový plán s názvem "Daytime" a plán směn s názvem "Normal". Pokud jste předtím zvolili možnost "Nástup i odchod v dopoledních i odpoledních hodinách", systém přidá dva nové časové plány, a to "A.M" a "P.M". V okně jsou dvě možnosti, podle potřeby je vyberte a poté klikněte na tlačítko "Dokončit" pro dokončení nastavení. Uživatel může zvolit "Přiřadit tento plán směn zaměstnancům, kteří nemají přiřazen žádný plán", nebo "Přiřadit tento plán směn všem oddělením jako výchozí plán". Kliknutím na tlačítko "Dokončit" přejdete do okna údržby časových plánů směn. Zobrazení níže:
Okno údržby časových plánů směn lze rozdělit na dvě části: levá část obsahuje hlavně seznam časových plánů směn a pravá strana slouží k správě časových plánů směn. Zde můžete plány přidávat, mazat a upravovat.
Přidat: Jedním kliknutím na tlačítko "Přidat" přidáte nový časový plán. Poté zadejte název plánu, čas nástupu/odchodu, dobu, po kterou se počítá jako pozdní nástup (čas zpoždění (min)), dobu, od které se počítá jako předčasný odchod (čas předčasného odchodu (min)) atd. Záznam docházky je platný pouze v rámci hodin přihlášení/odhlášení; tyto záznamy slouží jako základ pro statistické výkazy. Zároveň určete, zda musí zaměstnanec podle tohoto plánu nutně přihlašovat a odhlašovat. Formát zadávání času je hh:mm, kde hodnota odpovídá hodině a minutě.
Smazat: Vyberte již existující časový plán a jedním kliknutím na tlačítko "Smazat" vybraný plán smažte.
Uložit: Jedním kliknutím na tlačítko "Uložit" obnovíte data. Po úpravě nebo přidání časového plánu klikněte na toto tlačítko pro uložení nastavených informací.
Význam polí v nastavení časového plánu
Čas zpoždění (min): Jak ukazuje výše uvedený obrázek, nastavená hodnota je 5 minut. Čas nástupu na obrázku je 09:00. Např. A se přihlásí v 09:03 a B se přihlásí v 09:07. Zaměstnanec A tedy nepřišel pozdě, protože jeho čas přihlášení nepřekročil 5 minut, zatímco zaměstnanec B přišel o 7 minut pozdě, protože jeho čas přihlášení limit překročil o 2 minuty.
Čas předčasného odchodu (min): Funguje stejně jako čas zpoždění a závisí na rozdílu mezi časem odhlášení a časem odchodu.
Začátek/konec přihlášení: Povinný údaj. V rámci rozsahu přihlášení tohoto
časového plánu se záznam považuje za platný; záznamy mimo tento rozsah jsou neplatné.
Začátek/konec odhlášení: Povinný údaj. V rámci rozsahu přihlášení tohoto časového plánu se záznam považuje za platný; záznamy mimo tento rozsah jsou neplatné. Časy začátku a konce odhlášení se nemohou překrývat.
Počítat jako pracovní den: Určuje, kolik pracovních dní se započítá pro každý záznam směny. Pokud je zde hodnota nastavena, program bude při statistice pracovních dnů postupovat podle této hodnoty; jinak se použijí pravidla docházky v možnostech.
Počítat v minutách: Určuje, jak dlouhá doba tohoto časového plánu se zaznamená ve výkazu. Lze to nastavit uživatelem. Například skutečná délka časového plánu je 9 hodin, lze ji však zapsat jako 8 hodin a ve výkazu se tento plán rovněž uvede jako 8 hodin.
Nutné přihlášení a nutné odhlášení: Podle různých pozic a požadavků lze určit, zda musí zaměstnanec v časovém plánu směny nutně přihlásit i odhlásit.
Změna barvy zobrazení: Lze změnit barvu každého časového plánu směny a tím rozlišit jednotlivé směny. Stačí na barvu kliknout levým tlačítkem myši a barva se změní.